La realización de un evento puede resultar desafiante, incluso estresante, puesto que deben considerarse múltiples factores, a fin de que su planeación y desarrollo se lleven a cabo de la mejor manera posible y dé los resultados esperados. En este sentido, es importante asesorarse con expertos, como es el caso de los meeting planners.
Un meeting planner puede definirse como aquel profesional certificado en la organización de reuniones, las cuales convergen en un evento para un determinado propósito.
Administrar eficiente y correctamente el presupuesto asignado, diseñar, producir y ejecutar un evento, desde la concepción de la idea hasta la realización del mismo, así como elegir el lugar o venue y tener un plan de comunicación meticuloso, son parte de las funciones que este tipo de profesional lleva a cabo.
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¿Por qué apoyarse en un meeting planner?
Algunas personas o líderes de empresas creen que llevar a cabo un evento puede resultar una labor sencilla o, en su defecto, un tanto compleja, debido a las diversas actividades que éste conlleva.
No obstante, es importante que realmente se conciba la magnitud que tiene cada reunión, congreso, seminario, convención y otros eventos, pues de no apoyarse con profesionales, es probable que los resultados sean negativos, y en consecuencia, la experiencia no se grata para los asistentes.
Más allá de subestimar el trabajo de este tipo de profesionales, ¿qué razones hay para que se recurra ellos?
- Preocupación y ocupación en los detalles: a diferencia de otras personas, un meeting planner siempre está atento a los detalles en cada aspecto del evento, lo cual ayudará a que los resultados sean positivos, e incluso se rebasen las expectativas del cliente.
- Ahorro de tiempo y dinero: si bien estos profesionales manejan ciertas tarifas por sus servicios, es claro que al ser especialistas en su ramo, son capaces de optimizar sus tiempos y ajustarse a los presupuestos asignados, lo cual evitará la búsqueda de otros profesionales, ahorrando así tiempo y dinero, además de que es más sencillo y seguro trabajar con una sola personas especializada en organización de eventos.
- Experiencia: lo anterior se resume justo en esto, pues al tener varios años en la industria, contando con cierta cartera de clientes, una buena reputación y un conocimiento basto sobre planeación, ejecución y medición de eventos, es mucho más posible que los resultados sean buenos.
