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Los 7 pecados en la organización de eventos

Por: Arturo González Salas
Twitter: @Artglez

Tal vez el primer producto del marketing que creó el hombre fue Dios. Hacer un producto no basta, así­ que con las centurias fuimos construyendo un personaje más parecido a nosotros, lo inventamos para ser felices o sufrir con ganas, para ello utilizamos toneladas de imaginación.


He llegado a la conclusión que aún en una misma religión, cada integrante tiene en mente un Dios muy personalizado. Esta conceptualización llevada a los negocios nos sugiere la infinidad de ideas que rondan por los clientes acerca de un satisfactor.

Los eventos para promovernos son una bocanada de aire fresco, que motiva y saca de la rutina. Los clientes se sienten parte de la empresa al recibir una invitación, los crí­ticos y periodistas tienen de que hablar, los directores de marketing y otras áreas se coordinan, vaya que los eventos son de las mejores herramientas interactivas, visualicemos en ellos los siguientes pecados:

  1. Como cualquier mensaje que emite la empresa se debe definir el objetivo, ya se para posicionar la marca, incentivar la venta, conocer de cerca la experiencia de los clientes, exponer, demostrar avances o mejorar las relaciones públicas.
  2. Elegir fecha, horario, lugar, número de participantes, detallando cuestiones que parecen mí­nimas como el color de los manteles en una cena o el tipo de edecanes en una conferencia.
  3. Para el punto anterior es necesario crear equipos y delegar funciones con poder de decisión. La cabeza organizadora del evento puede ser un comité, pero la experiencia indica la necesidad de tener un director general para las comisiones conformadas.
  4. Usar la creatividad es una manera para propiciar un ambiente caracterí­stico, este se define por la serie de elecciones que se han hecho. Entendamos que hay eventos que permiten desbordar ideas nuevas y otros sugieren dirigirnos con cautela.
  5. Sustancial definir la forma de convocatoria, los públicos, la confirmación de la asistencia, los lugares de estacionamiento a emplearse, las amenidades, el menú, el comité de recepción y el orden de las actividades.
  6. Elegir mecanismos de difusión para después elaborar presupuestos, seleccionar proveedores, productores de audio, video e impresos, musicalización, conductores y escenografí­a.
  7. Entender la premisa de lo inesperado, preparándonos para atender a sucesos fuera de la planificación, respondiendo con improvisación asertiva que aleje el descontrol.

Analizando la ví­spera del Papa a España, surgen varias notas al margen que son importantes desglosar.

  • Miles de feligreses con el anhelo de la recepción.
  • Instrumentos alternativos empleados como las jornadas de confesiones realizadas en plazas y jardines, BTL católico.
  • Jóvenes protestando por la opulencia de la iglesia y la crisis mundial.
  • Medios de comunicación enfocados en cubrir cada detalle de la visita de Benedicto.

Después del reinado de un pontí­fice itinerante y carismático como Juan Pablo II, la tarea se vuelve más compleja.

Para las empresas sucede un escenario similar, han sido ya muchos lo intentos propios o de la competencia, los eventos que a todas luces se realizan con buenos resultados, los que fracasan. La pregunta es ¿cómo se pueden prevenir los pecados para en lugar de ellos generar virtudes?

Las virtudes son las que prolongan en los clientes el mensaje de la empresa. Se que es difí­cil llevar de la mano a los consumidores hasta el paraí­so de nuestras ofertas, pero nadie ha llegado al nirvana sin darle la posibilidad a sus negocios de renacer, de ser por horas un evento y quizás por méritos, una historia que se cuente reunión tras reunión.

Espero no caiga en la soberbia, pues con la avaricia de pretender hacer las cosas bien, generaremos la ira en algunos, la gula en la empresa y la envidia en tantos. Lo invito a no caer en la pereza, pues la única lujuria permitida es como la define Dante, la que antepone el amor por las personas y deja a Dios (el producto) en segundo término.

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