¿Cómo organizar un evento educativo?

Al momento de realizar una actividad de este tipo, es importante saber cómo realizarla.

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Si bien, el event marketing es una herramienta fundamental en el mundo de las marcas y las agencias, hay muchos otros sectores que lo utilizan para distintos fines. Por ejemplo, en educación se utiliza para difundir conocimientos entre en determinados segmentos de la población. Congresos, conferencias y convenciones son algunas de las actividades que regularmente se ejecutan en este campo. Sin embargo, muchas veces no se cuenta con una idea clara de cómo realizar este tipo de actividades.

¿Para qué queremos organizar un evento educativo? Esta pregunta definirá el objetivo principal de la actividad. Aunque, per se, el objetivo es educar a las personas, quizá también se busca vender los lugares en cuestión o tal vez sólo se quiere dar difusión de un tema en específico. Es importante determinar esto para saber las acciones que debemos tomar.

En dado caso de que así se requiere, habré que conseguir los patrocinios necesarios para llevar a cabo el evento académico en cuestión. Para esto, y con un plan bien definido, habrá que acercarse a distintas marcas para conseguirlo.

El venue donde se desarrollará el evento educativo es otra de las cuestiones importantes que deben considerarse. Dependiendo las dimensiones y necesidades que exija las actividades que se realizarán, habrá que encontrar el espacio adecuado para poder realizar la actividad. Por ejemplo, los requerimientos espaciales y técnicos son distintos para cuando se quiere hacer una conferencia de 50 personas a cuando se busca realizar un congreso de 3 días con 100 asistentes.

Hay quienes consideran que, al realizar un evento, la asistencia es uno de los KPI primordiales que deben atenderse. Por este motivo es fundamental realizar una buena convocatoria con su respectiva labor de difusión, para que la actividad logre conectar con su público y viceversa.

Hay dos aspectos a los que hay que prestarles particular importancia: uno de ellos es que haya un buen servicio de catering; el otro es que haya los materiales educativos necesarios para que se puedan llevar a cabo las actividades académicas necesarias.

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