Cada día nacen más empresas de marketing, con una especialización en el mundo de las comunicaciones y cada vez hay más empresas que no evolucionan quedándose atrás con las nuevas generaciones donde integramos más valores y servicios inhouse, siendo más integrales. Un caso puntual, las empresas de producción de eventos.

Producir un evento requiere mucha planeación y buscar generar un free media a través estrategia digital y PR para que el costo del evento tenga un ROI en medios. Gran reto, pero esta es la nueva apuesta para las agencias que ofrecemos este apasionante servicio por lo menos desde nuestra perspectiva. Así que si estás buscando producir un evento en fin de año para tu empresa o tienes un lanzamiento de marca, toma estas consideraciones antes de contratar este servicio.

El primer error que muchos clientes cometen al contratar una agencia para producir su evento es que no contratan a una agencia especializada en eventos. La teoría puede ser muy buena, pero no es lo mismo en la práctica. Para ejecutar un evento se requiere de mucha gestión, muchos conocimientos técnicos, independientemente de contar con el respaldo de un buen networking para poder ejecutar lo que se tiene planeado. Una agencia demuestra que tan buena o mala es cuando termina un evento, ya que todo se activa en un momento.

El principal atributo que se debe tomar en cuenta, independientemente del book y expertise de la agencia, es haber generado empatía desde el inicio. Debe existir química entre el cliente y la agencia, de lo contrario las cosas no funcionarán y no fluirán de manera natural. Este punto es muy importante para que ambas partes tengan el mismo objetivo y concepto de evento en mente. Durante la planeación de un evento hay mucho contacto entre las dos partes, si no hay química el proceso puede volverse tormentoso.

Hoy en día, muchas agencias no han evolucionado y siguen haciendo eventos repetidamente y hasta ahí. Lo que debemos hacer es ser más integrales y ofrecer más servicios de comunicación, tener un pensamiento post evento: cómo hacer que los medios hablen de lo que acabamos de realizar y poder maximizar el mensaje de la marca para seguir impactando a miles de personas que hayan asistido. Una opción es que las agencias tengan su propia área de PR. Buscar que el mismo evento sea parte de la campaña de comunicación de la marca y alinearse al concepto de campaña ATL.

Elegir el lugar es todo un tema, se debe empezar por asignar los recursos con los que se cuenta para seleccionar un lugar. Siempre recomiendo que sea un sitio que lleve el espíritu de la marca, que exista coherencia entre la marca y el lugar para generar un ambiente de empatía con los consumidores. Debemos conocer para qué o quién es el objetivo del evento, si es para empleados, distribuidores de una marca, para clientes, prospectos, etc.

Las convocatorias pueden ser un caos si no se tiene un objetivo claro de quienes deben estar en el evento, tanto invitados como media, es importante tenerlos presentes para generar ruido después del evento y durante en medios digitales.

Cuando se hacen convocatorias para personas o socialites, hay que cuidar que no se tenga la misma base de datos de los que saltan de evento en evento, son casi siempre los mismos grupos de personas. Y poner también atención en la agencia de PR que se contrata; insisto que es un servicio que las agencias de eventos debemos ofrecer in house.

Para crear sinergia del evento, marca y medios digitales es indispensable conectarse con los usuarios, tendrá un free media orgánico con gran alcance. Siempre recomendamos generar un concepto de evento y traducirlo en un # hashtag para poder medir los resultados; si contamos con influencers que vayan de la mano con la marca será mucho mejor.

Utilizar medios como Periscope también dan una ventaja importante a los eventos de marca, pues aquellos que no asistieron podrán ver en vivo lo que ocurre y se presenta. Así garantizamos estar incluyendo a más personas de las originalmente invitadas.

Una vez que se haya ejecutado la experiencia hay que darle seguimiento de los resultados obtenidos sabiendo la finalidad del objetivo. Si es un evento para tener clientes, lo más recomendable es que esté el área comercial de la empresa y hable de todo con ellos, menos de negocios. Ya habrá oportunidad de darle seguimiento días después con el intercambio de tarjetas. Es indispensable contar con una mesa de registro en la entrada y pedir los datos de los invitados.

Las acciones BTL durante el evento son indispensables, las de branding también. Tenemos que pensar siempre en cómo vamos a entretener a nuestros invitados, desde su llegada tienen que tener contacto con la marca; en el momento que dejan su auto en el valet pueden recibir un distintivo como invitado del evento; durante el evento se pueden realizar dinámicas atractivas donde la gente tenga interés por participar: activaciones en los corners, algún performance, etc.

Y sobre todo contemplar cómo los vamos a despedir. Lo más importante de un evento es que el invitado sienta y viva la marca, no sólo que crea que fue a una fiesta sin tener la menor idea de quién es el anfitrión. Créanme, pasa todo el tiempo cuando un evento no está bien planeado. Vienen muchos eventos en la recta final del año y aconsejo ir planeando todo desde hoy, los venues se llenan y las opciones son cada vez menos.  ¡Salud!

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