EventMB y Virtual Event Bags en su reporte “The future of event sponsorship”, señalan los principales motivos para invertir en eventos. Entre los que se encuentran: incrementar ventas y la cuota de mercado, aumentar presencia en el target, impactar a un nuevo segmento de clientes, elevar el brand awareness, mejorar las relaciones comerciales, reposicionamiento, bloquear a competidores y con fines de responsabilidad social.

Bazinho Ferraz, director general de BFerraz, en entrevista, ha señalado que una de las prácticas que limitan el desarrollo de un evento son las políticas y guías de eventos definidos que no corresponden con la realidad y la cultura de un país, sobre todo en marcas globales. “Claro. La marca siempre busca respetar lo que es en su esencia, pero no siempre coincide con el ambiente en el que necesitamos desarrollar el evento”, apuntó.

Especialistas también señalan que muchas veces se tiene que sacrificar unas cosas por otras, ya que lo ideal es ejecutar todas las ideas, pero debido al presupuesto las agencias se tienen que limitar a escoger un par de ideas.

Lo cierto es que el tema del presupuesto es uno de los componentes más presentes en las agencias para ejecutar adecuadamente un evento. No obstante, no es el único factor. Expertos señalan que los problemas de un evento comienzan debido a un proceso ineficiente en la etapa de preproducción. Debido a los siguientes puntos:

  • Nula o ineficiente capacitación del talento interno y externo (supervisores, coordinadores, edecanes, gios, asistentes, ect.). Es responsabilidad de la agencia tener un plan de capacitación y carrera.
  • Un proceso deficiente para la selección y contratación de proveedores.
  • Poca revisión en la impresión o construcción de materiales.
  • Conocer los proyectos en su totalidad todos los miembros del equipo desde los altos mandos hasta los coordinadores, talentos y todos los involucrados.
  • Tener procesos de contingencia, ensayos, revisiones, etc. Esto se puede solucionar, teniendo y respetando un manual de procesos.
  • También hay que destacar la importancia de un proceso estricto para la selección de buenos proveedores para el desarrollo de un evento.

Por tal motivo, las recomendaciones para evitar estas fallas son las siguientes, según especialistas.

  • Que los valores del proveedor sean congruentes con los valores del cliente y agencia. 
  • No probarlos con producciones grandes. No se trata si el evento es grande o pequeño, todos merecen el mismo nivel de detalle, es decir, si es proveedor de audio e iluminación solo darles una parte, no toda la producción.
  • Revisar sus credenciales y pedir referencia con sus actuales clientes.
  • Visitar sus instalaciones y verificar el equipo.
  • Tener un time table de revisión de materiales para estar seguro que el entregable sera el óptimo.

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