Pues es lo que estás haciendo si tomas decisiones de negocios basado únicamente en reportes tomados de herramientas de Business Intelligence. Para anticiparte a los cambios se necesita emplear Analítica.
En el mercado hay mucha confusión en los términos, en este caso si revisamos el concepto de Analítica e Inteligencia de Negocios o creación de reportes, suelen tomarse como lo mismo.
Sobre todo cuando vemos que todas las soluciones de negocio incluyen “Analítica”, aunque sólo sean reportes tradicionales y no apliquen modelos predictivos.
Por ello definiré primero lo qué es cada uno y posteriormente presentaré sus diferencias, semejanzas y cómo se complementan.
Business Intelligence
La inteligencia de negocios o Business Intelligence se refiere a todo el proceso para convertir los datos en información valiosa y presentarla de una forma útil y sencilla para la organización.
Esto incluye la integración de datos, usualmente los datos en todas las empresas se encuentran dispersos en diferentes sistemas comerciales (ERP sistema de planificación empresarial, CRM sistema que administra la relación con los clientes, etc) o desarrollos propios (sistema de ventas, de inventarios), lugares físicos (las sucursales, tiendas, corporativo) formatos (archivos de texto, hojas de cálculo, bases de datos) o presentación de la información.
Para reconocer una venta, cada compañía e incluso cada área de una compañía tienen una forma diferente de hacerlo. Una venta puede ser cuando llegue el contrato firmado para ventas, para finanzas cuando llegue la factura del cobro y para contabilidad cuando el dinero de la venta haya ingresado a la compañía, para tener una visión completa de la empresa se necesita tener todos los datos de forma oportuna. Para esto se necesita juntar todos los datos en un mismo lugar y con un formato uniforme.
Repositorios de datos
Una vez que se tienen los datos necesarios, el siguiente paso es organizarlos para que se puedan aprovechar, creando un espacio como un almacén de datos que pueda servir para que los usuarios finales de negocios, puedan usar la información de forma independiente, es decir sin apoyo de gente especializada en obtenerla.
Reportes
De aquí surge lo que se conoce como creación de reportes. Los reportes son conjuntos de datos acerca de temas específicos de negocios que permiten dar seguimiento a la operación y soportan la toma de decisiones informadas. Hacen que la presentación y el análisis sean más sencillos, sumarizando y agrupando los datos.
Para explicar mejor la inteligencia de negocios usaré un ejemplo. Un minorista tiene una oficina central, una sucursal de ventas y un almacén. Cuando el director general quiere saber cómo fueron las ventas del mes pasado para conocer el desempeño de sus productos y tomar la decisión de abrir una nueva sucursal, solicita un reporte.
Para construir el reporte se necesita la información de la sucursal que tiene datos en formato de texto dentro del sistema de punto de venta, luego necesita saber cómo se comportó el inventario para verificar que hubo productos suficientes, por lo se requieren datos del almacén que están en texto separado por comas dentro de un sistema que desarrollaron internamente y finalmente necesita saber las ganancias que obtuvieron de las ventas, es decir lo que se vendió menos los costos y gastos para verificar la rentabilidad, esta información está en el área de finanzas en archivos de Excel.
Para hacer el reporte hace falta traer los datos de la sucursal, el almacén y finanzas, verificar que la información coincida entre sí, que los datos de identificación de producto sean iguales en cada archivo para obtener resultados consistentes y reales, y finalmente preparar la presentación del reporte.
Analítica
La analítica por otro lado también requiere conjuntar los datos y prepararlos para realizar el análisis. Por análisis me refiero a aplicar técnicas estadísticas. La estadística se divide básicamente en dos, descriptiva y predictiva.
Descriptiva
La descriptiva nos ayuda a conocer las características de los datos y las relaciones que tienen entre sí.
Como cuál es el promedio de ventas, qué producto se vende más, cuál es la venta más baja y la más alta y cuál es la variación que hay entre el promedio y las ventas de cada producto, es decir si tengo dos personas, Juan que tiene dos autos y Pepe no tiene ninguno, el promedio de carros sería uno y podría concluir que ambos tienen uno, pero si calculo la desviación estándar sería de uno por lo que Juan podría tener dos autos o ninguno y eso me aporta información más precisa.
Predictiva
La estadística predictiva toma en cuenta las ventas históricas para calcular cuáles serán las ventas en el futuro, de acuerdo al comportamiento que han tenido en el pasado. Esto lo hace identificando patrones en los datos que con un simple análisis manual no podríamos descubrir, y si pudiéramos, cuando obtuviéramos los resultados ya no serían vigentes, por la cantidad y complejidad de la información a analizar.
Historia
Un objetivo de la analítica para poder hacer predicciones es la detección de tendencias en los datos.
Para que sea una tendencia, tiene que ser algo que se venga repitiendo consistentemente en el tiempo y que nos permita tomarlo en cuenta para el futuro. Es por ello que la analítica siempre requiere de datos históricos, entre más historia mejor; por ejemplo si es una caída en las ventas debido a que un día no se abrió la tienda, no se genera un patrón, a menos que sea un cierre constante y se repita muchas veces.
Sin embargo si hay una disminución en las ventas por un competidor, eso generará una marcada tendencia que se puede ver en los datos y se puede tener información proactiva respecto a si la tendencia continuara en el futuro para tomar medidas adecuadas.
Proactivo-Reactivo
Retomando el mismo ejemplo del minorista, ya que el director tiene el reporte con los datos, puede tomar una decisión, pero sería basada en lo que ya ocurrió, si hay una tendencia de ventas a la baja la descubrirá demasiado tarde y tendrá que tomar acciones reactivas, es como si fueras manejando tu carro viendo solamente el espejo retrovisor y supieras que fue lo que te pegó hasta que lo pasaste, y sin saber qué es lo siguiente que aproxima.
Usando la analítica, tomando los mismos datos de ventas, inventarios y resultados, con un modelo analítico de pronóstico, puede saber no solo cuál fue el resultado pasado sino, saber cuál será el resultado de las ventas para los siguientes seis meses y poder tomar decisiones proactivas anticipándose para resolverlo antes de que las ventas caigan a niveles dramáticos.
Esto sería como caminar viendo hacia el frente, y si a la distancia viera que se aproxima un obstáculo, se podrá evitar antes de chocar con él.
Similitudes
La Business Intelligence y la Analítica son semejantes ya que ambas necesitan datos y presentan resultados en forma de reportes para apoyar a la toma de decisiones basadas en información.
Son diferentes en el resultado y las decisiones que se pueden tomar con cada una. La Inteligencia de Negocios muestra solamente los datos del pasado y se puede reaccionar a lo que ya ocurrió, mientras que la Analítica usa los mismos datos del pasado para predecir lo que va a suceder, permitiendo decisiones que se anticipan a lo que va a pasar.
Ambas son un complemento natural ya que requieren datos y prepararlos para hacer sus análisis y presentar resultados.
Los reportes pueden ser tanto de lo que ya ocurrió como de lo que se prevé que pasará.
Analítica es un proceso, no sólo un proyecto
Es por eso que es un proceso de evolución que se inicia por el conocimiento de los datos, de dónde vienen y en qué formatos están para conjuntarlos en una forma que sea útil para su análisis, después poderlos analizar retrospectivamente, con base en el pasado y presentar reportes para después, teniendo el conocimiento de los datos, aplicar analítica y obtener resultados predictivos de acuerdo a las necesidades del negocio y crear los reportes en términos claros y sencillos para que los usuarios que los necesitan les saquen todo el provecho.
En resumen, la diferencia entre Business Intelligence y Analítica es que la primera crea reportes basados en el pasado y posibilita la toma de decisiones reactivas, con Analítica se analiza el pasado para predecir el futuro y tomar decisiones proactivas.
