Atención, áreas de marketing: el futuro en la organización de eventos es ahora

El 2020 fue el año de la disrupción para marketing. A pesar de que la industria de los eventos fue una de las más golpeadas, también renovó sus estrategias para poder mantenerse a flote y la organización de eventos virtuales abrió paso a nuevas oportunidades para alcanzar al público. Tan solo piensa en cuántos eventos de industria y seminarios te enteraste que se realizaron en línea, y a cuántos de ellos te uniste.

Algunos beneficios de los eventos virtuales que se gozaron durante el año pasado son:

• Aumento en la convocatoria de asistentes gracias a menos límites geográficos o monetarios.
• Oferta de nuevas experiencias ya que los entornos virtuales disfrutan de características diferentes.
• Extiende la vida del evento para que los asistentes puedan acceder a los recursos digitales.
• Conocer mejor los pain points de los asistentes para ofrecer la solución correcta.

Sin embargo, con las restricciones de la pandemia retrocediendo, muchos especialistas en marketing – e incluso el público – están ansiosos por volver a los eventos presenciales lo más parecidos a lo “normal”. Con lo cual surgen las preguntas: ¿deberíamos dejar de lado la organización de eventos virtuales o será que la norma se concentre en crear eventos híbridos?

Ahora que los asistentes, los ponentes y organizadores descubrieron las ventajas que ofrecen los eventos virtuales, lo más inteligente sería tomar las mejores prácticas aprendidas para seguir innovando en esta industria. De hecho, el 78% de los proveedores de tecnología y servicios de eventos planean aumentar el uso de eventos virtuales frente a los presenciales durante los próximos 24 meses, de acuerdo con un estudio de Gartner.

Con toda esta información en mente, ¿cómo sacar el mayor provecho de los eventos híbridos o virtuales?

Ya sea que te decidas por realizar eventos híbridos o completamente virtuales en el futuro, la experiencia digital debe ser tan inmersiva como la experiencia física para tener eventos exitosos. Por lo que te recomiendo los siguientes puntos:

Garantiza que los asistentes reciban el máximo valor de tu evento

Si vas a organizar un evento virtual, el contenido debe ser extremadamente relevante; recuerda que para atraer a más asistentes, debes ofrecer calidad. Así que considera ofrecer recursos descargables en tu evento. Tanto el público en línea como en persona querrán copias de las diapositivas, informes, documentos técnicos y estudios de caso que presentes.

Promueve la participación durante el evento

Según la investigación de Forrester, el 61% de los organizadores de eventos dijeron que su mayor desafío con los eventos virtuales era mantener el engagement de los asistentes. Recuerda ser sensible a las audiencias que han estado mirando las pantallas de las computadoras durante el año pasado, proporcionando valor y conexiones reales. Las empresas deben invertir en crear una experiencia. Además de centrarte en temas relevantes y de interés para los asistentes, proporciona elementos interactivos, como sesiones de preguntas y respuestas con los ponentes o comparte encuestas y sondeos.

Reprograma tu mentalidad y habilidades para crear un evento valioso

Debes modificar la visión de lo que era un evento en persona si lo vas a convertir en virtual o híbrido. Es posible que las actividades que fueron el sello distintivo de tu evento de marca en persona, como los cocteles o las fiestas de inauguración, no funcionen en un entorno digital, así que observa críticamente cada elemento de tu evento y pregúntate: ¿es esta actividad necesaria para lograr los objetivos del evento? ¿Cómo se podría ejecutar virtualmente?

Una vez comprometido con un evento de esta naturaleza, es vital que comiences con una visión clara de la experiencia que deseas brindar.

Hace unos años, poco nos imaginábamos de cuánto tendríamos que comprender sobre este tipo de experiencias digitales para satisfacer las necesidades de la audiencia. En palabras del escritor William Gibson: “El futuro ya está aquí, simplemente no está distribuido de manera uniforme”.  De igual forma, el año pasado sirvió para dar nuevos pasos en las estrategias para organizar un evento de ahora en adelante.