Ya decidiste cambiar de ERP, ¿ahora qué sigue?

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En una publicación anterior, les comenté sobre lo que se debe tener en consideración después que decidimos cambiar a un ERP, particularmente la razón fundamental por la que se toma la decisión de migrar. En esta ocasión quiero platicarles de la serie de pasos que necesitamos seguir para que la selección de ese ERP sea la mejor posible.

Ya habíamos comentado que un ERP debe buscar hacer más eficientes los procesos de manera que los clientes reciban una mejor experiencia de compra o mejorar la forma en la que llegamos al mercado. Pero ¿qué pasaría si la elección no es la correcta porque no llevamos a cabo el proceso adecuado? A continuación les recomiendo una serie de pasos para garantizar la mejor experiencia.

De primera instancia habría que preguntarnos qué se está haciendo bien y qué podría mejorarse. A partir de las respuestas que obtengamos de estas preguntas es que podremos tener mejor identificados los obstáculos y las áreas de oportunidad en los procesos de negocio que nos gustaría corregir.

Después tendríamos que identificar los criterios de selección, todos esos factores para evaluar y considerar la compra de un ERP. El precio generalmente es un factor muy importante, en algunos casos es el factor decisivo. Pero adicional al costo total en el que se incurre al adquirir un ERP, también debiera tomarse en cuenta si será un ERP on premise (en el sitio) o en la nube (SaaS), las características que presenta, la facilidad de implementación, el soporte que recibe el sistema así como la capacitación que tendrá sobre el mismo, la experiencia que tiene el proveedor en su sector o industria, las capacidades del proveedor (desde el número de personas hasta la experiencia que tienen esas personas – desarrolladores, el PM, los consultores, etc.). Una vez identificados todos los factores críticos, sería una buena idea ranquearlos e incluso ponderarlos para darles más valor a aquellos que les sean prioritarios.

Una vez preseleccionados a los proveedores que cumplen con los criterios que definimos, es necesario tener una conversación con ellos para detectar qué tanto conocen de nuestra empresa, si comprenden genuinamente nuestras necesidades y lo que nos duele; en esta plática podremos validar si se prepararon para la sesión. En pocas palabras, si son empáticos y tienen la habilidad de entender nuestros problemas y actuar en consecuencia.

Posteriormente debiéramos programar una demostración del sistema. Esta demo la debieran llevar a cabo los usuarios expertos en cada uno de los procesos acompañados por el área de TI para a partir de ahí hacer todas las preguntas necesarias para disipar cualquier duda. Ojo, durante este paso es sumamente importante tener documentadas las sesiones, será la forma de validar lo que se preguntó y lo que se respondió. De esta manera se alinean expectativas y nadie se siente defraudado al final.

Previo a la comparación técnica y económica de las propuestas, habrá que tener una segunda conversación con los proveedores pero esta vez debiera centrarse en la forma en la que la implementación del ERP agregará valor a la compañía, no es una plática para hablar del sistema sino de las mejoras que se obtendrán: reducción en costos, aumento en las ventas, mejorar la competitividad, etc. Después de todo, la razón por la que se decide implementar o cambiar un ERP es justo la de mejorar la experiencia del cliente o mejorar la forma en la que llegamos al mercado.

Por último, se deberán comparar las propuestas y validar las referencias de cada proveedor. Nada mejor que hablar con un usuario reciente del ERP y uno que tenga más tiempo utilizándolo. De esta manera sabremos qué esperar después de algún tiempo, por ejemplo, con las actualizaciones entre otras cosas.

La selección de un ERP es un asunto delicado que puede llevarnos a un paro de la operación si no es elegido correctamente. Historias de terror hay muchas y por lo mismo es necesario estar lo mejor preparados para la selección del ERP adecuado para nuestra organización.

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