En gran parte de nuestros presupuestos anuales, mercadólogos, ejecutivos de recursos humanos, directores comerciales, etc…, destinábamos un rubro importante a eventos con nuestras respectivas audiencias. Destinábamos una buena cantidad de tiempo a planear no solamente el contenido y a designar los ponentes para cada tema, sino que también invertíamos esfuerzo en diseñar la experiencia de la audiencia, incluyendo el espacio a rentar, la escenografía, iluminación, audio, los alimentos y el material a entregar en el kit de bienvenida, entre otros temas.
Con la pandemia y la súbita cancelación de absolutamente todos los encuentros y reuniones multitudinarias, todos estos profesionistas, tuvimos que replantear nuestra estrategia, nuestros espacios de encuentro y la forma en que entregábamos nuestros mensajes, a la audiencia en cuestión. Y la tecnología ha venido a ofrecernos alternativas para poder hacerlo.
La tecnología ya no es más un ingrediente del pastel, sino que constituye la columna vertebral de todo lo que hacemos. Eliminamos por completo los espacios físicos, y utilizamos una plataforma digital para desarrollar de pies a cabeza, nuestro espacio de reunión. Pasamos de pensar en una escenografía de tela o con estructuras en MDF, a pensar en un back digital para instalar en nuestras plataformas de eventos. Y a pensar en el diseño de invitaciones digitales interactivas, en lugar de la impresión de las mismas y su envío a las oficinas de los clientes. ¡Y esto ha sucedido en tan solo unos meses!
Uno de nuestros objetivos: crear un evento 100% digital, pero con los mismos, en incluso, mejores resultados que un evento físico: para los mercadólogos generar nuevos clientes y brindar una experiencia de alta calidad a los asistentes, para los ejecutivos de Recursos Humanos, entregar mensajes importantes a los colaboradores y crear un sentido de pertenencia a la empresa, y así sucesivamente para cada perfil de organizador.
Algo importante a tomar en cuenta será no solamente tener bien claro el resultado esperado, sino también el crear una cuidadosa experiencia digital, para transmitir la profesionalidad de la marca y contribuir a seguir reforzando su imagen y reputación.
Será más que nunca imprescindible, contar con una historia clara para contar a través del contenido, los ponentes, la creatividad, inclusive, la musicalización. En evento digital debe buscar captar más la atención, que un evento físico, pues sabemos que la cantidad de distractores que hay detrás del computador, y estando en casa (como están la mayoría de los asistentes), es enorme.
COVID-19 ha cambiado la forma de hacer las cosas y lo que en un principio ha sido un gran problema para muchos profesionistas, deberá convertirse en una oportunidad. Los objetivos siguen siendo casi los mismos, la diferencia radica en la forma de alcanzarlos.
Aquí algunas recomendaciones para crear eventos en esta nueva normalidad:
1. Asegurar una experiencia de calidad, cuidando los detalles, y ofreciendo factores que capten la atención de la audiencia. La organización debe transmitir profesionalidad y calidad en su máxima expresión.
2. Ofrecer la posibilidad de revisar el contenido on demand, una vez terminado el encuentro digital.
3. El formato digital no significa necesariamente una experiencia fría. Busquemos añadir elementos a nuestros eventos, que deriven en una conexión emocional y empática con nuestra audiencia.
4. Tener mecanismo de interacción con los asistentes, que nos permitan recoger sus comentarios, sugerencias, preguntas y retroalimentación. La data que obtengamos nos ayudará a mejorar en ejercicios futuros, y a capitalizar nuestra inversión.
5. Tomar en cuenta la globalización de algunas de las iniciativas. Nuestra audiencia puede provenir de distintas geografías, por lo que será importante ofrecer una experiencia y un contenido que sea relevante para todas nuestras audiencias.
La forma en conectar con nuestras audiencias target puede cambiar, no obstante, el fondo seguirá siendo el mismo, generar un engagement sólido. Por ello, el gran desafío de la nueva normalidad radicará en explorar y explotar formas más creativas de tener este acercamiento a través de los recursos tecnológicos para lograr nuestros objetivos.
