Momentos para crear experiencias de marca en eventos especiales

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En el proceso de planeación de eventos especiales podemos caer en mucho desorden a la hora de “aterrizar” las ideas y presentarlas a los clientes. En otras ocasiones hemos discutido el tema de objetivos en eventos especiales por lo que hoy conversaremos de “momentos”.

Luego de los objetivos y el desarrollo del camino conceptual viene definir las experiencias que los invitados vivirán de nuestra marca y por eso es importante tener una estructura de como presentarlas. Nosotros las segmentamos de la siguiente manera:

Primer Contacto

En esta sección nosotros incluimos todas las experiencias y comunicación que el invitado recibirá o experimentará hasta el momento antes de entrar al recinto del evento. Como cada evento es muy distinto uno del otro es imposible incluir todas las opciones que acá pueden existir, pero de manera básica se pueden incluir:

  • Atención pre: en el caso de que los invitados necesiten traslados desde aeropuertos, mensajes en habitaciones con protocolos y horarios, capacitación del evento etc…
  • La convocatoria: desde una invitación física, donde es importante recordar que desde el diseño los clientes viven una experiencia, hasta una intervención artística para la entrega de la misma.
  • La recepción de invitados: sea un servicio de “valet parking”, el encargado del parqueo, las modelos, etc…
  • Registro de invitados: si tendremos estaciones digitales, dinámicas entretenidas para este propósito, Photobooths, registro tradicional etc…
  • Staff: Apariencia de todo el personal que interactúa con nuestros invitados.

Look & Feel

Cuando las personas ingresan en el recinto del evento todo comunica. Acá es importante saber qué clase de atmosfera queremos brindar para nuestros invitados ya sea desde algo muy irreverente hasta detalles muy corporativos. En esta sección los aspectos más tradicionales son:

  • Decoración física: colores de marca aplicadas a decoración, uso de luces, distribución física (fluidez de tránsito).
  • Staff: Aún y cuando en la sección anterior se pueden abarcar estos puntos, existen eventos que manejan distintos vestuarios y por eso es importante saber si nuestro personal de atención varía en apariencia o si es diferente con respecto a su labor dentro del evento.
  • Alimentación y Bebidas: prácticamente es acá donde vemos el tipo de experiencias sensorial que proponemos para nuestro evento. Es importante no perder estos detalles ya que en algunas ocasiones son los que más importan para algunos invitados.

Protocolo

Todos los eventos cuentan con una sección de “protocolo” (entiéndase momento formal donde se expone prácticamente la razón principal del evento). En esta sección presentamos todo lo que conlleva la comunicación y presentación del evento: speakers, anfitriones, tipo de presentación, intervenciones artísticas, expectativas, develaciones, proyecciones de videos, etc…

Aún y cuando es una sección más fácil de explicar ante un cliente, si es importante que tengamos claros todas las opciones que los invitados vivirán en este momento cumbre.

Post / Networking / Fiesta

Dependiendo del tipo de evento, posterior a la parte “protocolaria” siempre cabe un espacio que es muy importante en cada evento. En muchos eventos es el “post” el momento donde se firman acuerdos, se evalúan mensajes o se promueve el networking. En esta sección incluimos básicamente:

Entretenimiento: Es importante detallar todos los aspectos lúdicos que durante este momento sucedan: puede ser desde lo más básico como ofrecer licor, hasta shows elaborados con artistas (en caso de que sea necesario, incluir referencias y razones específicas del “por qué” de este artista).

  • Espacios: en esta sección es importante detallar si ubicaremos zonas de negociación, salas para entrevistas uno a uno o cualquier espacio importante que se utilice post-exposición.
  • Regalos: en algunos eventos la marca anfitriona quiere tener un detalle con sus invitados y es acá donde se incluye la razón del mismo y la forma de entrega o exhibición.
  • Otros: sin duda el post es tan variado que puede incluir comunicación o atención días posteriores del evento, así como detalles finales de traslados y check outs de hoteles.

Cuando ubicamos y presentamos los eventos en orden sin duda mejoraremos la aprobación y entendimiento de los mismos.

Pura vida.

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